Разделение информации. Разделение в Excel данных по столбцам

В статье «Excel — Оптимизация таблицы» оговаривалось, что для корректной работы с таблицей в каждом ее столбце должны содержаться только логически неделимые данные .

Например, в таблице сотрудников на рис.1, требуется отсортировать данные по фамилиям, а затем по именам сотрудников (для упорядочения однофамильцев). Для этого следует распределить фамилии, имена и отчества по отдельным столбцам .

Когда требуется разделить данные, находящиеся в одном столбце можно использовать встроенную возможность Excel – разбиение содержимого одного столбца на несколько .

Для этого необходимо выполнить следующие действия:

1. Справа от разделяемого диапазона вставить несколько пустых столбцов по числу отделяемых данных. Это делается, чтобы избежать замены данных в соседних столбцах. В нашем случае вставим два новых столбца (рис.2).

2. Выделить столбец, который содержит разделяемые данные (Фамилия Имя Отчество).

3. На панели Работа с данными вкладки Данные нажимаем кнопку Текст по столбцам.

В открывшемся диалоговом окне Мастер текстов (разбор) – шаг 1 из 3 (рис.3) в области Формат исходных данных указать вариант разбиения:
— с разделителями – если текст в ячейках разделен пробелами, запятыми, точками с запятой, знаками табуляции и т.п. (это наш случай – разделение пробелами );
— фиксированной ширины – если мы разделяем данные на равные (по столбцам) части.

5. В окне Мастер текстов (разбор) – шаг 2 из 3 (рис.4) выбираем символ-разделитель — пробел . Если среди предложенного набора отсутствует нужный знак, следует установить флажок другой и в поле ввести требуемый символ. При этом в нижней части окна будет приведен образец разбиения.

6. Нажатием кнопки Далее переходим в следующее диалоговое окно: Мастер текстов (разбор) – шаг 3 из 3 (рис.5), которое позволяет установить формат данных для каждого нового столбца. Кнопка Подробнее открывает диалоговое окно, в котором можно установить дополнительные настройки числовых данных.
Можно при разбиении исключить отдельный столбец. Для этого следует выделить его в образце разбора и включить опцию Пропустить столбец .

7. После установки всех требуемых параметров нажимаем кнопку Готово , в результате чего содержимое выделенного диапазона будет разбито на три столбца (рис.6).

Механизм разделения данных позволяет хранить данные нескольких независимых организаций в одной информационной базе.

Это становится возможным благодаря тому, что общие реквизиты объектов конфигурации можно использовать не только как "одинаковый реквизит, который есть у всех объектов", но и как идентификатор того, что данные относятся к какой-то одной из нескольких независимых областей. Это можно объяснить на следующем примере.

Допустим в конфигурации существует общий реквизит "Организация". Это значит (упрощённо), что у каждого справочника, документа или другого объекта конфигурации также будет существовать реквизит "Организация".

При этом любой из пользователей информационной базы имеет доступ ко всем данным, которые хранятся в этой базе, независимо от того, какая организация указана, например, в том или ином документе.

Теперь укажем, что общий реквизит "Организация" будет являться разделителем.

Тогда (упрощённо) в информационной базе будет создано несколько независимых областей данных, в каждой из которых будут храниться данные только для одной конкретной организации:

Теперь, заходя в программу, пользователь будет получать доступ не ко всей информации, которая есть в информационной базе, а только к данным "своей" области, в данном случае к документам, справочникам и др. своей организации.

Возможен и другой вариант использования этого механизма, когда в информационной базе существует несколько независимых областей данных и наряду с этим существуют данные, которые доступны всем пользователям программы. Например, они содержат справочник банков, который одинаков для всех организаций.

В этом случае пользователь имеет доступ к "своей" области данных и к области неразделённых данных, которая является общей для всех пользователей.

Механизм разделения данных довольно гибок и универсален:

• он позволяет использовать не один, а несколько разделителей;
• существуют разные режимы использования разделяемых данных; они отличаются тем, как обрабатывается ситуация, когда значение разделителя не указано;
• использование общего реквизита в качестве разделителя может управляться в процессе работы программы из встроенного языка без изменения конфигурации; это называется условным разделением.

Параллельная обработка операций, выполняемых над базой данных (например, сканирования, соединения и сортировки), - это только одна сторона параллельной SQL-обработки; для линейного повышения скорости выполнения некоторых операций обработки часто требуется разделение данных (разбиение таблиц и индексов для хранения их на разных дисках). Как было сказано ранее, разделение данных – это распределение информации среди нескольких дисков для того, чтобы не допустить возникновения узких мест из-за ограниченной пропускной способности подсистем ввода/вывода отдельных дисков. Параллельные запросы, возможно, будут обработаны не лучшим образом, когда в них запрашиваются неразделенные данные. Например, на рис. 7 показано, что запрос на упорядоченное сканирование всех строк большой таблицы базы данных может выполняться медленно из-за ограничений, возникающих при работе с диском.

На рис. 7 представлена ситуация, называемая конвейерной параллельностью (pipelined parallelism ). Запрос обрабатывается параллельно, но эта параллельность ограничена "трубой" (" pipe " ) - пропускной способностью диска, на котором находится вся таблица. Чтобы избежать возникновения конвейерной параллельности в системе с параллельной SQL-обработкой, используется разделение данных. На рис. 8 показано, что тот же самый параллельный запрос может быть выполнен намного быстрее после того, как информация большой таблицы разделена среди нескольких дисков.

Способы разделения данных

Существует множество различных способов разделения данных. Ранее было рассказано, как использовать возможности Oracle8 по разделению таблиц и индексов для разбиения этих объектов на более мелкие и более управляемые части. При конфигурировании Oracleдля параллельной SQL-обработки мы настоятельно рекомендуем применять средства разделения таблиц и индексов по диапазонам, чтобы максимально повысить производительность используемой системы.

Оптимизатор запросов Oracle8 знает о разделении информации тех таблиц и индексов, которые были разбиты на части при помощи встроенного средства разделения данных. Например, если параллельному запросу требуются данные только одного раздела большой таблицы, оптимизатор запросов Oracleавтоматически отменяет сканирование всех других разделов этой таблицы.

К сожалению, при выполнении некоторых запросов нельзя извлечь выгоду из предлагаемого Oracle8 разделения данных по диапазонам. Другим распространенным способом разделения является карусельное (round - robin ) разделение. При этом сервер случайным образом распределяет строки таблицы среди доступных разделов таблицы. Карусельное разделение может ускорить выполнение любых параллельных SQL-запросов, так как данные не разделяются специально для того, чтобы обработать какой-либо запрос. Чтобы распределить физические области хранения информации базы данныхOracleсреди нескольких дисков, обычно применяют различные сервисы внешней операционной системы. Например, в большинстве операционных систем, работающих с многопроцессорными компьютерами, имеются специальные утилиты для чередования дисков (disk striping ), позволяющие случайным образом распределять блоки файлов операционной системы среди нескольких дисков. При использовании карусельного разделения информации баз данныхOracleрекомендуется применять такие утилиты.

Возможно разделение базы данных, к которой предоставлен доступ несколько пользователей по сети. Разделение общей базы данных помогает улучшить производительность и снизить вероятность повреждения файла базы данных.

После разделения базы данных может возникнуть необходимость переместить серверную базу данных или использовать другую базу данных с таблицами. Для изменения используемой серверной базы данных можно использовать диспетчер связанных таблиц.

Примечания:

В этой статье

Обзор

При разделении базы данных она реорганизуется в два файла: серверную базу данных, которая содержит таблицы данных, и клиентскую базу данных, в которой содержатся все остальные объекты базы данных (например, запросы, формы, отчеты). Каждый пользователь взаимодействует с данными с помощью локальной копии внешней базы данных.

Чтобы разделить базу данных, используйте мастер разделения баз данных. После разделения базы данных вы должны распространить ее пользователей на клиентскую базу данных.

Внимание:

Преимущества разделенной базы данных

Ниже перечислены преимущества разделенной базы данных.

Повышенная производительность Производительность базы данных обычно значительно повышается, так как в сети передаются только данные. В общей базе данных, которая не разделена, сами объекты базы данных - таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули - передаются по сети, а не только данные.

Повышенная доступность Так как только данные отправляются по сети, такие транзакции базы данных, как редактирование записей, выполняются быстрее, что оставляет данные более доступными для редактирования.

Улучшенная безопасность. при хранении серверной базы данных на компьютере, использующем файловую систему NTFS, вы можете использовать функции безопасности NTFS для защиты данных. Поскольку пользователи обращаются к серверной базе данных с помощью связанных таблиц, скорее вероятность, что злоумышленники могут получить несанкционированный доступ к данным с помощью кражи клиентской базы данных или от авторизованного пользователя. Если вы не знаете, какую файловую систему использует файловый сервер, обратитесь к системному администратору. Если у вас есть права администратора на файловом сервере, вы можете выполнить команду msinfo32 для самостоятельного определения файловой системы.

Как использовать параметр msinfo32 для проверки файловой системы?

1. Нажмите кнопку Пуск и выберите команду выполнить .

   В диалоговом окне " выполнить " введите msinfo32 и нажмите кнопку ОК .

   В разделе Сводка системы щелкните значок "плюс" рядом с компонентом компоненты .

   В разделе компоненты щелкните значок "плюс" рядом с надписью хранилище и выберите пункт диски . В диалоговом окне выводятся сведения о доступных дисках на панели справа.

Повышенная надежность Если пользователь сталкивается с проблемой, а база данных неожиданно закрывается, то любое повреждение файла базы данных обычно ограничивается копией клиентской базы данных, открытой пользователем. Поскольку пользователь получает доступ только к данным из серверной базы данных с помощью связанных таблиц, файл серверной базы данных, скорее всего, повреждается.

Гибкая среда разработки Поскольку каждый пользователь работает с локальной копией клиентской базы данных, каждый пользователь может независимо разрабатывать запросы, формы, отчеты и другие объекты базы данных, не влияя на других пользователей. Аналогичным образом можно разработать и распространить новую версию клиентской базы данных, не нарушая доступ к данным, хранящимся в серверной базе данных.

Подготовка

Прежде чем разделить базу данных, необходимо выполнить указанные ниже действия.

Перед разделением базы данных всегда следует создавать резервные копии. Если разделить базу данных и решить, что вы не хотите разбивать ее, вы можете восстановить оригинал из резервной копии.

Разделение базы данных может занять много времени. Вы должны уведомить пользователей о том, чтобы они не использовали базу данных при ее разделении. Если пользователь изменяет данные при разделении базы данных, изменения не будут отражены в серверной базе данных.

Совет: Если пользователь изменяет данные при разделении базы данных, вы можете импортировать новые данные в серверную базу данных по завершении работы.

Несмотря на то, что разделение базы данных - это один из способов предоставления общего доступа к данным, каждый, кто использует базу данных, должен иметь версию Microsoft Office Access, совместимую с форматом серверной базы данных. Например, если файл базы данных имеет формат ACCDB, пользователи не смогут получить доступ к своим данным с помощью Access 2003.

Вы можете использовать более ранний формат файла Access для серверной базы данных, если вы используете возможности, которые больше не поддерживаются. Например, при использовании страниц доступа к данным (Дапс); Вы можете продолжать использовать их, если серверная база данных находится в более раннем формате файла, поддерживающем Дапс. Затем вы можете использовать новый формат файла с интерфейсной базой данных, чтобы пользователи могли получать доступ к преимуществам нового формата. Обратите внимание, что вы не можете изменить данные на странице доступа к данным, используя Access 2010 или более позднюю версию.

Разделение базы данных

На компьютере создайте копию базы данных, которую вы хотите разделить. Начните работу с файла базы данных на локальном жестком диске, а не в сетевом общем доступе. Если файл базы данных в данный момент является общим для вашего локального жесткого диска, вы можете оставить его там, где он находится.

Откройте копию базы данных, которая находится на локальном жестком диске.

На вкладке Работа с базами данных в группе Перемещение данных нажмите кнопку база данных Access . Запустится мастер разделения баз данных.

Нажмите кнопку разделить базу данных .

В диалоговом окне Создание серверНой базы данных укажите имя, тип файла и расположение для файла базы данных с таблицами.

Примечания:

• Возможно, следует использовать имя, предложенное Access. Он сохраняет исходное имя файла и указывает на то, что база данных является серверной базой данных путем вставки _бе в имя непосредственно перед расширением имени файла.

  Не изменяйте тип файла, если только некоторые пользователи не будут использовать более раннюю версию Access для доступа к данным.

  Вы можете ввести путь к сетевому ресурсу в поле имя файла перед именем файла. Например, если сетевое расположение для серверной базы данных - \\server1\share1\ , а имя файла для серверной базы данных - мидб_бе. accdb , вы можете ввести \\server1\share1\MyDB_be.accdb в поле имя файла .

  Выбранное расположение должно быть доступно для всех пользователей, которые будут использовать эту базу данных. Поскольку сопоставления дисков могут различаться, необходимо указать путь UNC в месте, вместо того чтобы использовать букву подключенного диска.

После завершения работы мастера отображается сообщение с подтверждением.

Теперь база данных разделена. Клиентская база данных - это файл, с которым вы начали (копию исходной общей базы данных), а серверная база данных находится в сетевом расположении, которое вы указали в действии 5 этой процедуры.

Ограничение изменения структуры серверной базы данных

Чтобы ограничить изменения, вносимые в клиентскую базу данных, которую вы распространяете, рекомендуется сохранить ее в виде скомпилированного двоичного файла (файл. ACCDE). Скомпилированный двоичный файл - это файл приложения базы данных, сохраненный вместе со всеми скомпилированными кодом Visual Basic Access (VBA). В компилированном двоичном файле Access отсутствует исходный код VBA. Пользователи не могут изменять структуру объектов в файле. ACCDE.

Откройте файл базы данных переднего плана (ACCDB), который вы хотите сохранить как скомпилированный двоичный файл (ACCDE).

Распространение серверной базы данных

После разделения базы данных вы распространяете клиентскую базу данных пользователям, чтобы они могли приступить к работе с базой данных.

Внимание: Для защиты данных в том случае, если в базе данных есть несколько конечных пользователей, рекомендуется не предоставлять общий доступ к копиям базы данных, содержащей ссылки на списки SharePoint. При связывании с таблицей, которая является списком SharePoint, создается вероятность того, что любой злоумышленник может изменить конечный объект ссылки и потенциально изменить разрешения на сайте SharePoint, так как сведения о соединении для связанных таблиц не зашифрованы.

Выполните одно из указанных ниже действий.

Отправка сообщения электронной почты пользователям базы данных и вложение файла серверной базы данных в сообщение. Включите все инструкции, которые позволят пользователям быстрее начать использовать клиентскую базу данных немедленно.

Сохраните файл серверной базы данных в сетевом расположении, доступном для всех пользователей базы данных, а затем отправьте пользователям сообщение электронной почты, в котором указано сетевое расположение, и любые другие инструкции, которые могут потребоваться для доступа к базе данных.

Распространение файла базы данных переднего плана с помощью съемных носителей, например, компакт-диска или USB-накопителя. Если вы установили файл самостоятельно, его можно протестировать, чтобы убедиться, что он работает. Если пользователи должны установить файл, необходимо включить в него документ, поясняющий, какие действия необходимо выполнить, чтобы установить файл, и узнать, кто из них сталкивается с проблемами.

Изменение используемой серверной базы данных

Вы можете переместить серверную базу данных или использовать другую серверную базу данных с помощью диспетчера связанных таблиц.

Если вы хотите переместить серверную базу данных, сначала создайте ее копию в новом расположении, а затем выполните указанные ниже действия.

На вкладке Внешние данные в группе Импорт _амп_ ссылки нажмите кнопку Диспетчер связанных таблиц .

В диспетчере связанных таблиц выберите таблицы, которые находятся в текущей серверной базе данных.

Совет: Если вы не связали ни с одной из баз данных, нажмите кнопку выделить все .

Установите флажок всегда проверять новое расположение и нажмите кнопку ОК .

Найдите и выберите новую серверную базу данных.